---

Mengapa Perlukan Dokumentasi

• Pernyataan komitmen pihak pengurusan
• Penerangan struktur organisasi dan tanggungjawab
• Piawaian dan kaedah kerja yang konsisten
• Kawalan ke atas input dan pemantauan proses pembetulan



---

Objektif Dokumentasi Sistem Kualiti
 

• Menyediakan kaedah operasi yang terang dan jelas
• Memberi ruang untuk penambahbaikan
• Satu struktur sistem yang berkualiti
• Untuk memperolehi persijilan sistem berkualiti

• Buat apa yang telah didokumenkan
• Buktikan (rekod kualiti) (Document what you do and do what you document)
• Dokumen kualiti perlu sentiasa dikaji semula mengikut cara kerja terkini.
• Dokumen kualiti perlu dibuat perubahan untuk penambahbaikan
• Dokumen kualiti perlu diperbaiki selepas audit kualiti dalaman (Jika tindakan sebenar berbeza dengan tindakan)

• Spesifik, jelas dan tidak kabur
• Tidak terlalu panjang (MK 20-40 ms)
• Nampak kemas
• Sentiasa tersedia untuk digunakan
• Sentiasa merujuk kepada elemen-elemen dalam standard
• Menjelaskan pertalian antara setiap dokumen kualiti
• Semua dokumen kualiti mestilah terkawal
• Tatabahasa yang betul dan menggunakan perkataan sesuai

Beri perhatian penting-kepada perkara berikut:
 

• Persediaan dan pihak bertanggungjawab
• Pengedaran dokumen kualiti
• Senarai kawalan induk
• Kawalan isu, / keluaran
• Pentadbiran perubahan kepada dokumen kualiti

Pihak bertanggungjawab dalam membina, menyemak serta yang mempunyai kuasa mestilah ditentukan.

Sebarang perubahan seterusnya mesti melalui autoriti yang sama.

Pihak berkuasa yang meluluskan dokumen kualiti:

                              Manual Kualiti       -        Pengarah Urusan
                              Manual Prosedur   -        Ketua Jabatan
                              Arahan Kerja        -        Penyelia Kanan
                              Dok. Sokongan     -        Penyelia

Mekanisme pembinaan dokumen kualiti baru atau membuat pindaan melibatkan 3 paras:

                              Manual Kualiti:

                              - Menyediakan               - Pengurus Kualiti
                              - Menyemak                  - Pengurus Operasi Kanan
                              - Meluluskan                  - Pengarah Urusan

Pentadbiran perubahan pindaan kepada  dokumen kualiti
 

• Kenalpasti sebab dan tempat pindaan
• Tentukain secara terperincl pemindaan yang hendak dilakukan
• Kemukakan kepada autoriti
• Autoriti mengeluarkan salinan yang telah dipinda
• Tentukan nombor pengedaran / nombor semakan
• Dapatkan kelulusan autoriti
• Hebahkan tentang pemindaan dan ketepikan salinan yang lama (obsolete)
• Edarkan kepada pemegang-pemegang dokumen dan dapatkan bukti penerimaan
• Tandakan "obsolete" atau musnahkan
• Kemaskini Senarai Induk dokumen

• Tentukan siapa yang memerlukan dokumen kualiti
• Kenalpasti dan senaraikan pemegang-pemegang dokumen - gunakan nombor yang unik
• Kutip semula dokumen yang berkenaan jika berlaku pindaan
• Dokumen lama ditandakan "OBSOLETE"

• Dokumen-dokumen mungkin digunakan untuk rujukan pihak lain (contohnya pelanggan)
• Dokumen ini tidak dikemaskini jika berlaku pindaan
• Salinan dokumen mesti dinomborkan dan penerimanya dicatat
• Ditandakan dengan jelas "Tidak Terkawal"

Standard menghendaki satu senarai induk dokumen kualiti disediakan

Lihat contoh untuk semua dokumen kualiti.

Kawalan Isu / Keluaran

Kaedah mengedar dan mengawal semua dokumen kualiti mesti didefinisikan dalam Prosedur Dokumen Organisasi
Lihat contoh.