Langkah-langkah Melaksanakan MS ISO 9000 Dan Keperluan Komitmen Pihak Pengurusan (Haji Ibrahim bin Md. Noh – Timbalan Pengarah Institut Aminudin Baki)
Perlunya MS ISO 9000
1. Kualiti ialah ciri produk atau perkhidmatan yang memenuhi kehendak
pelanggan atau memuaskan hati pelanggan.
2. Pelanggan nampak kualiti sesuatu produk pada masa sebelum, sedang atau
sesudah memperolehinya.
3. Pelanggan nampak kualiti sesuatu perkhidmatan pada masa sedang atau sesudah
memperolehinya.
4. Pelanggan menghadapi risiko tinggi jika ia hanya dapat melihat kualiti pada
masa sedang atau sesudah memperolehi produk/perkhidmatan. Oleh itu ia memerlukan satu
jaminan atau kepastian tentang kualiti yang diharapkan.
5 . Jaminan atau kepastian kualiti ini dapat dicari dari cara pembekal
BEROPERASI untuk mengeluarkan produk atau untuk memberi perkhidmatan. Iaitu harus
menunjukkan KEUPAYAAN memenuhi kehendak pelanggan.
6. Organisasi beroperasi atas beberapa sistem, termasuk SISTEM KUALITI.
Pelanggan akan berasa terjamin sekiranya organisasi berkenaan mempunyai SISTEM KUALITI
yang diiktiraf sebagai telah menepati standard-standard yang diperakui negara ataupun
lebih baik lagi antarabangsa (contohnya ISO 9000).
7. MS ISO 9000 adalah
7.1 untuk memberi jaminan atau kepastian kualiti kepada pelanggan,
dengan
7.2 mengiktiraf sistem kualiti pembekal telah menepati standard-standard yang ditetapkan,
yang menunjukkan bahawa
7.3 operasi berkenaan dalam organisasi pembekal adalah berupaya memenuhi kehendak
pelanggan.
8. Pengiktirafan MS ISO 9000 juga membuktikan komitmen pembekal terhadap kualiti, bahawa ia bersungguh-sungguh dan bertungkus lumus untuk memuaskan hati pelanggan.
Membuat Keputusan Menerima Pakai MS ISO 9000
9. Organisasi perlu menentukan:
9.1 Pelanggan-pelanggamya
9.2 Produk atau perkhidmatan
9.3 Sub-kontraktor
9.4 Input laitu bahan dan produk yang dibekalkan pelanggan
9.5 Output
10. Berdasarkan pertimbangan dalam para 9 di atas, organisasi wajib dapat
menentukan ‘core business’ masing-masing.
11. Analisis jurang menyemak sejauh mana amalan sekarang selaras dengan standard.
12. Organisasi menentukan semua elemen yang terlibat untuk membina sistem kualiti
masing-masmg.
Menyediakan Dokumen
DOKUMEN APA YANG HENDAK DIBUAT
13. Dokumenkan struktur pengurusan, tanggungjawab pengurusan dan dasar kualiti dalam
Manual Kualiti.
14. Dokumenkan segala prosedur dalam Manual Prosedur.
15. Dokumenkan langkah-langkah menjalankan kerja dalam Arahan Kerja. Buat Arahan Kerj yang
perlu sahaja.
16. Borang-borang dan dokwnen-dokumen sokongan.
Melaksanakan MS ISO 9000
BUAT APA YANG DIDOKUMENKAN
17. ‘Enroll’ semua staf yang terlibat.
18. Latih mereka.
19. Arah dan pastikan mereka buat apa yang didokumenkan.
20. Simpan dengan rapi segala rekod tentang apa yang dibuat.
21. Kawal penggunaan dan pindaan dokumen.
22. Kawal penyimpanan rekod.
Diaudit dan Diiktiraf
BUKTIKAN TELAH BUAT APA YANG DIIDOKUMENKAN
23. Dapatkan perakuan semua dokumen selaras dengan standard - Adequacy Audit
24. Dapatkan pengesahan bahawa operasi telah mematuhi prosedur-prosedur yang
didokumenkan. Buktikan dengan rekod-rekod - Compliance Audit
25. Jika tidak, atasi ‘non-conformance’.
26. Dapatkan sijil pengiktirafan.
27. Sentiasa jaga operasi supaya tidak timbul non-conformance’ - Surveillance
Audit
Kesimpulan
25. MS ISO 9000 ialah pengiktirafan untuk institusi bukan individu.
Mustahil dapat diperolehi tanpa komitmen pihak pengurusan. Juga tanpa sokongan
semua!